Admissão de empregados - Procedimentos

Sumário

1. Introdução
2. Solicitação de emprego
2.1. Modelo de Solicitação de Emprego
3. Exames médicos
4. Documentos necessários
5. Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS
5.1. Prazo para devolução
5.2. Anotações
5.3. Opção do FGTS
6. Inscrição no PIS/PASEP
7. Livro, Ficha de Registro ou Sistema Eletrônico
8. Contrato de experiência
8.1. Modelo de Contrato de Experiência
9. Acordo de prorrogação de horas
9.1. Trabalhador menor
9.2. Modelo de Acordo de Prorrogação de Horas
10. Acordo de compensação de horas
10.1. Modelo de Acordo de Compensação de Horas
11. CAGED
11.1. Modelo do CAGED
12. FGTS
13. IR
13.1. Modelo de Declaração de Dependentes
14. Salário-Família
14.1.Modelo de Termo de Responsabilidade
15. Vale-Transporte
15.1. Modelo de Declaração e Termo de Compromisso

1. INTRODUÇÃO

Relacionamos os itens básicos relativos à admissão de empregados.
Para cada admissão a empresa deve observar, além dos itens descritos nesta matéria, as normas relativas à Segurança do Trabalho, conforme Portaria MTb nº 3.214/1978, que relaciona as Normas Regulamentadoras, a Convenção Coletiva da Categoria Profissional, a legislação especial para profissões regulamentadas e o regulamento interno da empresa.
Para admissão de empregados menores de idade, 16 a 18 anos, exceto o menor aprendiz, os procedimentos aplicados são os comuns à admissão de outros empregados.
Para o menor aprendiz efetua-se o contrato de aprendizagem com o SESC/SENAC/SENAI ou na própria empresa, neste caso deve existir um convênio entre a empresa e a entidade (Decreto nº 5.598/2005).

2. SOLICITAÇÃO DE EMPREGO

Para facilitar o trabalhado de seleção, recomenda-se que o candidato preencha o formulário “solicitação de emprego”, que pode ser elaborado pela própria empresa, contendo as seguintes informações:

a) cargo pretendido;
b) pretensão salarial;
c) nome;
d) qualificação pessoal;
e) qualificação educacional;
f) qualificação profissional.
2.1 - Modelo de Solicitação de Emprego

SOLICITAÇÃO DE EMPREGO

Cargo Pretendido:
Pretensão Salarial:
Nome:
Qualificação Pessoal:
Qualificação Educacional:
Qualificação Profissional:

3. EXAMES MÉDICOS

Os exames médicos são obrigatórios na admissão, na demissão e nos periódicos.
Na admissão é requisito imprescindível, uma vez que por meio dele se verifica a capacidade física ou mental do empregado para o exercício da atividade.
As despesas decorrentes dos exames médicos são de inteira responsabilidade do empregador, devendo comprovar seus pagamentos sempre que solicitado pelo Agente de Inspeção do Trabalho.
As condições e procedimentos deverão ser realizados de acordo com as disposições contidas na NR-7.
Todos os empregadores e instituições que admitam empregados são obrigados a elaborar e implementar o Programa de Controle de Saúde Ocupacional – PCMSO, que tem por finalidade a promoção e preservação da saúde dos trabalhadores.
O PCMSO inclui, entre outros, a realização do exame admissional devendo ser realizado, obrigatoriamente, antes do início das atividades.
(Norma Regulamentadora - NR 7, aprovada pela Portaria SSST nº 24/1994, alterada pela Portaria SSST nº 08/1996).

4. DOCUMENTOS NECESSÁRIOS

Segue relação de documentos necessários para a admissão:
a) Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS;
b) Cartão de inscrição no PIS/PASEP;
c) Título de Eleitor;
d) Certificado de reservista, ou prova de alistamento militar;
e) Carteiras profissionais expedidas pelos órgãos de classe, por exemplo: OAB, CREA, CRC;
f) relação de salário de contribuição – necessário para os casos de comprovação de carência quando da solicitação de benefícios previdenciários, por exemplo, auxílio-doença.

5. CARTEIRA DE TRABALHO E PREVIDÊNCIA SOCIAL – CTPS

A CTPS será apresentada obrigatoriamente, contra recibo, pelo trabalhador ao empregador que o admitir.

5.1 – Prazo para devolução

O empregador terá o prazo de 48 horas para proceder as respectivas anotações tais como data de admissão, remuneração e as condições especiais, se houver.

5.2 – Anotações

De posse da CTPS a empresa verifica as anotações referente a inscrição no PIS/PASEP e se a contribuição sindical do ano em curso já foi efetuada pelo empregador anterior.

5.3 – Opção do FGTS

Com relação à opção do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS, desde 05.10.1988, data da promulgação da Constituição Federal o direito ao FGTS é assegurado aos trabalhadores urbanos e rurais exceto o doméstico, independente de opção, não sendo necessário qualquer anotação na CTPS com relação a opção pelo FGTS.


6. INSCRIÇÃO NO PIS/PASEP

A inscrição do empregado no sistema PIS/PASEP é feita uma única vez.
A empresa deve verificar se o empregado já foi cadastrado, solicitando a apresentação do Comprovante de Inscrição do PIS ou do PASEP, conforme o caso.

Nota Verbanet

A Portaria do Secretário de Políticas de Emprego e Salário - SPES nº 1/1997, artigo 1º, § 2º, que estabelece normas para emissão da CTPS, determina que quando da emissão da primeira via da CTPS, o cadastramento no sistema PIS/PASEP será de competência das Delegacias Regionais do Trabalho.

Caso o empregado não tenha a inscrição no sistema PIS/PASEP, a empresa deverá efetuá-la, preenchendo o Documento de Cadastramento do Trabalhador - DCT e entregá-lo em duas vias nas agências da Caixa Econômica Federal (CAIXA).

Os comprovantes de cadastramento (via empregado e empregador) serão disponibilizados no ato da inscrição ou até cinco dias úteis a partir da data de entrega do respectivo DCT no posto de venda da CAIXA.

7. LIVRO, FICHA DE REGISTRO OU SISTEMA ELETRÔNICO

Após os procedimentos de seleção, a empresa deve dar início ao registro do candidato. A lei é taxativa quanto a isto, dispõe o artigo 41, caput, da CLT que em todas as atividades o empregador deverá registrar os empregados em livro, ficha ou sistema eletrônico, conforme instruções expedidas pelo Ministério do Trabalho. O registro deve ser efetuado de imediato, sob pena de autuação pela fiscalização, equivalente a 378,2847 UFIRs, correspondente a R$ 402,53, por empregado, em situação irregular, dobrado na reincidência.

8. CONTRATO DE EXPERIÊNCIA

Contrato individual de trabalho é o acordo tácito ou expresso, verbal ou escrito com prazo determinado ou indeterminado.
O contrato de experiência é utilizado para conhecimento das partes.
Seu prazo é limitado legalmente em 90 dias. Firmado por período inferior, cria-se a possibilidade de uma única prorrogação, a qual somada ao primeiro período não poderá ultrapassar o limite legal, sob pena de tornar-se indeterminado.
Celebrado o contrato, a empresa deve providenciar as devidas anotações na CTPS no campo de “Anotações Gerais”.

8.1 – Modelo de Contrato de Experiência

CONTRATO DE EXPERIÊNCIA

Pelo presente instrumento particular de Contrato de experiência:
Qualificação das partes
1ª - O empregado é neste ato contratado a título de Experiência, pelo prazo de 45 dias, sendo certo que este prazo poderá estender-se por mais 45 dias se for conveniente as partes.
2ª - O empregado exercerá a função ................................................................
3ª - O empregado receberá a remuneração de R$......................... pagos por mês, podendo a empregadora modificar o sistema de remuneração, quer quanto à forma, quer quanto à época de pagamento, desde que não decorram prejuízos salariais para o empregado.
4ª - O horário de trabalho a ser cumprido pelo empregado, será de 44 horas semanais com descanso semanal aos domingos ou conforme acordo entre as partes e o sindicato da classe, firmando prorrogação ou compensação de horário.
5ª - Fica estipulado, nos termos do que dispõe o art. 469, § 1º, da CLT, que o empregado acatará em qualquer tempo, ordem da empregadora, para prestação de serviços não só na localidade da celebração do contrato de emprego, como em qualquer localidade território nacional, quer essa transferência seja transitória quer seja definitiva.
6ª - Correrá por conta do empregado, seu transporte para o local de trabalho, do trabalho para residência e a alimentação. Na hipótese da empregadora vir a fornecer qualquer dessas vantagens, o fará liberalmente sem que este fato importe em obrigações futuras, exceto para os transportes.
7ª - No caso de rescisão imotivada do presente contrato por iniciativa de quaisquer das partes, antes de expirado o termo ajustado, aplicar-se-á o preceituado nos arts. 479 e 480.
8ª - O empregado deverá obedecer e cumprir o regulamento interno da empregadora, cuja cópia recebe no presente ato, constituindo justa causa para dispensa, a infração de quaisquer de seus dispositivos.
9ª - Na eventualidade do empregado causar qualquer dano aos bens que constituem o patrimônio da empregadora, reserva-se esta o direito de descontar do empregado, o saldo que contra este resultar na apuração do fato, sem prejuízo, outrossim, da aplicação da penalidade cabível, quando o fato se constituir em ilícito contratual.
10ª - Permanecendo o empregado em suas funções, após o prazo aqui estabelecido, as cláusulas constantes deste instrumento contratual, continuarão em vigor.
Local e Data.
Assinatura das partes.

9. ACORDO DE PRORROGAÇÃO DE HORAS

A duração do trabalho normal para os empregados urbanos ou rurais é limitada em 44 horas semanais ou 8 horas diárias.
No entanto, a jornada máxima diária poderá ser prorrogada até mais 2 horas, desde que pagas com adicional de no mínimo 50% à do horário normal, (Constituição Federal/1988, art. 7°, inciso XVI).

9.1 – Trabalhador menor

Para o trabalhador menor, a prorrogação da jornada normal está sujeita a algumas restrições. Só é permitido ao menor exceder a jornada normal de trabalho por meio do sistema de compensação, mediante acordo ou convenção coletiva ou em caso de força maior, até no máximo de 12 horas, com salário acrescido de adicional de horas extras de 50%, desde que seja imprescindível para o funcionamento do estabelecimento (art. 413 da CLT). A empresa deverá comunicar o ocorrido à Delegacia Regional do Trabalho, por escrito, dentro do prazo de 48 horas.

9.2 – Modelo de Acordo de Prorrogação de Horas

ACORDO PARA PRORROGAÇÃO DE HORAS

Pelo presente acordo para prorrogação de horas de trabalho, firmado entre a empresa ..................................... e o empregado.................................... fica convencionado que:

1° - A jornada de trabalho dos empregados acordantes será de ............................
2° - O intervalo para repouso e/ou alimentação será de ................................... horas às................. horas.
3° - A duração do trabalho diário será prorrogado por .................................horas, sendo consideradas extras e pagas conforme percentual abaixo.
4º - A remuneração de trabalho será a seguinte:
Hora normal R$ .........................................................................................
Hora extra R$ ...................... percentual ..................................................%

5º Quando ocorrer um feriado no meio da semana, o período acrescido da prorrogação correspondente, será feito no (s) outro (s) dia (s), respeitado sempre o limite máximo de 10 horas diárias e 44 horas semanais.

6º Decorrente desta prorrogação, o horário de trabalho passará a ser

de acordo, as partes assinam o presente em 2 vias, o qual vigorará pelo prazo de .................................................................................................................

Local e Data ................................................................................................

Assinatura do empregador ............................................................................

Assinatura do empregado .............................................................................

Testemunhas

10. ACORDO DE COMPENSAÇÃO DE HORAS

A jornada de trabalho diária máxima permitida é de 8 horas, no entanto, permite a CLT prorrogação desse limite, se por força de acordo ou convenção coletiva de trabalho, o excesso de horas em um dia for compensado pela respectiva diminuição em outro dia, de maneira que não exceda, no período máximo de 1 ano, à soma das jornadas semanais de trabalho previstas, nem seja ultrapassado o limite máximo de 10 horas diárias.
Havendo rescisão de contrato de trabalho sem que o saldo de horas extras tenha sido devidamente compensado, o empregado terá direito ao pagamento de adicional, calculado sobre o valor da remuneração na data da rescisão (§ 3º do art. 59 da CLT).


10.1 - Modelo de Acordo de Compensação de Horas

ACORDO PARA COMPENSAÇÃO DE HORAS

Pelo presente acordo para compensação de horas de trabalho, firmado entre a empresa ................................. e o empregado................................................. fica convencionado que o horário normal de trabalho será o seguinte:

Dias e Horário de trabalho

Intervalo para descanso e refeição

Segunda-feira

Terça-feira

Quarta-feira

Quinta-feira

Sexta-feira

Sábado

Das ................................... às ...................................................

Das ................................... às ...................................................

De acordo, as partes assinam o presente em 2 vias, o qual vigorará pelo prazo de ................................................................................................

Local e Data

Assinatura do empregador

Assinatura do empregado

Testemunhas


11. CAGED

Sempre que houver movimentação de empregados, admitidos, demitidos ou transferidos em regime de CLT, a empresa deve informar ao Ministério do Trabalho até o dia 7 do mês seguinte ao ocorrido.
Esta comunicação é feita por meio do formulário Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), por via postal.

11.1 – Modelo do CAGED

De acordo com a Portaria MTE nº 561, de 05.09.2001 (DOU 06.09.2001), a partir da competência de NOVEMBRO de 2001 a declaração CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados - Lei nº 4.923/1965) somente poderá ser entregue por meio de meio eletrônico (Disquete ou Internet), observa-se, entretanto, que a referida Portaria MTE nº 561/2001 foi revogada pela de nº 235, de 14.03.2003 do mesmo Ministério, sem, contudo, modificar esta informação.

12. FGTS

Todo empregado faz parte do sistema do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, este é um direito garantido pelo inciso III do artigo 7° da Constituição Federal/1988. Sendo assim, a empresa que admite um empregado está obrigada a incluí-lo no formulário oficial para recolhimento do FGTS. Desde 1° de fevereiro de 1999, utiliza-se, obrigatoriamente, a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP).

13. IR

O empregado admitido deve informar ao empregador quais são seus dependentes, caso os tenha, para apuração da renda líquida mensal para cálculo do Imposto de Renda.

13.1 - Modelo de Declaração de Dependentes

DECLARAÇÃO DE DEPENDENTES PARA FINS DE DESCONTO DO IMPOSTO DE RENDA NA FONTE

FONTE PAGADORA:

CNPJ Nº:

EMPREGADO:

CPF Nº:

CTPS Nº/SÉRIE:

ESTADO CIVIL:

RELAÇÃO DE DEPENDENTES:

NOME: Relação de dependência Data de nascimento:


Declaro sob as penas da lei, que as pessoas relacionadas acima, são meus dependentes.

Local e Data:

Assinatura:


14. SALÁRIO-FAMÍLIA

O salário-família é direito constitucional do trabalhador de baixa renda, pago em razão de seu dependente.
O empregado e o trabalhador avulso de baixa renda têm direito ao salário-família independente de período de carência.
Para receber o salário-família, o empregado deve apresentar para a empresa certidão de nascimento do filho ou documentação relativa ao equiparado ou inválido e firmar Termo de Responsabilidade.
Para manutenção do salário-família, obriga-se o empregado à apresentação anual de atestado de vacinação obrigatória, até seis anos de idade, à comprovação semestral de freqüência à escola do filho ou equiparado, a partir de sete anos de idade.
Quanto à vacinação obrigatória, atualmente utiliza-se o modelo Cartão da Criança, em substituição à Carteira de Vacinação.

14.1 – Modelo de Termo de Responsabilidade

TERMO DE RESPONSABILIDADE

EMPRESA:__________________________________________________________

CNPJ Nº:___________________________________________________________

SEGURADO:_________________________________________________________

CPF Nº: ____________________________________________________________

CTPS Nº/SÉRIE:_____________________________________________________

ESTADO CIVIL: _____________________________________________________

RELAÇÃO DE BENEFICIÁRIOS

NOME: ____________________________________________________________

Data de nascimento: _________________________________________________

Pelo presente Termo de Responsabilidade declaro estar ciente de que deverei comunicar de imediato a ocorrência que determinam a perda do direito ao salário-família:
Óbito de filho;
Cessação da invalidez de filho inválido;
Sentença judicial que determine o pagamento a outrem (casos de divórcio, desquite ou separação, abandono de filho ou perda do pátrio poder).
Estou ciente, ainda, que a falta de cumprimento do compromisso ora assumido, além de obrigar à devolução das importâncias recebidas indevidamente, sujeitar-me-á às penalidades previstas no art. 171 do Código Penal e à rescisão do contrato, por justa causa, nos termos do art. 482 da Consolidação das Leis do Trabalho.

Local e Data:

15. VALE-TRANSPORTE

No momento da admissão, o empregador deve requerer declaração do empregado quanto à utilização de vale-transporte. O empregado informa quantos e quais os tipos de transportes necessários para ir e vir ao trabalho e se compromete a utilizá-los conforme declarado, sob pena de ser demitido por justa causa.

15.1 – Modelo de Declaração e Termo de Compromisso

DECLARAÇÃO E TERMO DE COMPROMISSO

EMPREGADOR:

END.:

CNPJ nº:

EMPREGADO:

CTPS Nº/SÉRIE:

DPTO:

SIM_____ desejo adquirir vales-transporte

NÃO____ desejo adquirir vales-transporte

Declaro que estou morando na __ (rua, avenida, etc.)_____, nº_______, bairro___________ ,cidade_________ , Estado, e que utilizo os seguintes meios de transportes para meu deslocamento residência-trabalho e vice-versa:

Quant.

____ ônibus

____ metrô

____ trem

____ outros (especificar)_______

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Assinatura do empregado

Fundamento legal: CLT, arts. 13 a 29, 41, 58, 59, 60, 413, 445, 451, 580 a 601; Constituição Federal, art. 7º; Lei 8.036/1990; Portaria MTE nº 41/2007; Circular CAIXA nº 188/2000; Portaria MTPS nº 3.626/1991; Decreto nº 53.153/1963; IN/SRT/MTb nº 1/1988; Decreto nº 95.247/1987 e RIR/1999, art. 77, além dos mencionados no texto.